Sendify i techstacken: så kopplar du ihop e-handel, ERP och frakt utan krångel

Är manuell frakthantering en bromskloss för er tillväxt?

Varje dag upprepar sig samma tidskrävande rutin på lagret. Någon plockar fram dagens ordrar från e-handelsplattformen, klipper och klistrar adresser i transportörens webbportal, jämför fraktpriser manuellt mellan olika alternativ, och bokar varje försändelse en och en. När paketen är skickade gäller det att föra över trackingnummer tillbaka till ordersystemet, uppdatera kunden via mail och hålla koll på eventuella förseningar. För ett företag som växer från tio till hundra ordrar per dag blir den här processen snabbt ohållbar. Det som fungerade när verksamheten var liten blir en flaskhals som binder upp personal, skapar frustration och bromsar tillväxten.

Problemet är inte bara tidskostnaden. När system inte pratar med varandra ökar risken för fel dramatiskt. En felinmatad adress innebär ett returpaket och en missnöjd kund. Saknad trackinginformation leder till onödiga supportsamtal. Dessutom går det inte att få överblick över fraktkostnaderna eller jämföra transportörer på ett strukturerat sätt. Enligt E-barometern 2024 fortsätter svensk e-handel att växa, och konsumenterna förväntar sig allt snabbare och mer transparent leveransinformation. Företag som inte automatiserar sina logistikprocesser riskerar att tappa kunder till konkurrenter som kan erbjuda bättre leveransupplevelser.

Lösningen ligger i att skapa en sammanhängande techstack där e-handelsplattformen, affärssystemet och frakthanteringen kommunicerar automatiskt via en central molnbaserad logistikplattform. Det innebär att orderdata flödar utan manuell överföring, att fraktsedlar genereras direkt, att bästa transportör och pris väljs enligt förutbestämda regler, och att kunden får automatisk spårningsinformation i realtid. För svenska små och medelstora e-handelsföretag handlar det inte längre om lyx utan om att kunna skala verksamheten hållbart. När rätt system kopplas ihop på rätt sätt försvinner administrationen, felen minskar, kostnaderna sjunker och personalen kan fokusera på det som verkligen driver tillväxt: att utveckla produkter och bygga kundrelationer.

Vad innebär en fraktintegration i praktiken?

Att koppla ihop system betyder i praktiken att de kan utbyta data automatiskt utan mänsklig inblandning. Det innebär att när en kund lägger en order i er webbutik, så skickas informationen direkt vidare till fraktplattformen som i sin tur automatiskt skapar en fraktsedel, väljer lämplig transportör baserat på era regler, och kommunicerar tillbaka trackingnummer till både kunden och er orderdatabas. Allt detta sker inom några sekunder och helt utan att någon behöver logga in på olika system eller kopiera information manuellt.

Det typiska dataflödet ser ut så här: Först skapas en ny order i er e-handelsplattform när kunden genomför sitt köp. Orderdata innehåller kundens leveransadress, produktinformation, önskad leveransmetod och eventuella specialinstruktioner. Denna information synkroniseras omedelbart till fraktplattformen via en säker koppling. Fraktplattformen bearbetar datan, väljer rätt transportör utifrån era inställningar om pris, leveranstid och kundpreferenser, och genererar en fraktsedel med streckkod. Samtidigt bokas försändelsen hos transportören. När detta är klart skickas trackingnumret och förväntad leveranstid tillbaka till e-handelsplattformen, som automatiskt uppdaterar orderstatus och skickar ett bekräftelsemail till kunden med spårningslänk. Hela processen tar några sekunder jämfört med flera minuter manuellt arbete per order.

De tekniska byggstenarna som gör detta möjligt är främst två: API:er och webhooks. Ett API, eller Application Programming Interface, fungerar som en meny mellan två system. Tänk på det som en servitör på en restaurang – du beställer något från menyn utan att behöva gå in i köket och laga maten själv. API:et tar emot din förfrågan, hämtar rätt data från systemet och levererar tillbaka svaret. En webhook är den omvända varianten: istället för att system A frågar system B ”finns det något nytt?”, så skickar system B automatiskt ett meddelande till system A när något händer. Det innebär att när en order skapas i Shopify, så skickar Shopify direkt ett meddelande till fraktplattformen utan att denna behöver kolla om och om igen. Dessa molnbaserade plattformar i hybridmiljö gör det möjligt för system att kommunicera i realtid, vilket är grunden för effektiv automation. För IT-ansvariga innebär det också att ni behåller kontrollen över era system samtidigt som ni drar nytta av skalbarhet och flexibilitet.

Hur kopplar du Sendify till din e-handel och ditt ERP?

För de allra flesta e-handelsplattformar finns färdiga kopplingar som gör integrationen enkel och snabb. Om ni använder Shopify eller WooCommerce, vilket är vanligt bland svenska SMB:er, kan hela processen vara klar på under trettio minuter. Det finns ingen anledning att känna oro över komplexa tekniska steg – plattformarna är designade för att kunna hanteras av er själva utan att behöva anlita externa konsulter eller utvecklare för grundinstallationen.

Den generella processen för att koppla ihop er e-handel med en fraktplattform följer dessa steg:

1. Logga in på fraktplattformen och välj vilken e-handelsplattform ni använder från listan över tillgängliga integrationer.
2. Generera API-nycklar i er e-handelsplattforms administrationspanel. För Shopify hittar du detta under ”Apps” och ”App development”, medan det i WooCommerce finns under ”WooCommerce” > ”Settings” > ”Advanced” > ”REST API”.
3. Kopiera de genererade nycklarna (både API-nyckel och hemlig nyckel) och klistra in dem i motsvarande fält i fraktplattformens integrationsinställningar.
4. Konfigurera vilka ordertyper som ska importeras automatiskt. Här kan ni välja att endast importera betalda ordrar, exkludera vissa produktkategorier, eller ställa in andra filter som passar er verksamhet.
5. Aktivera webhooks så att systemet får meddelanden i realtid när nya ordrar skapas eller befintliga ordrar uppdateras.
6. Testa integrationen genom att skapa en testorder och verifiera att all data flödar korrekt mellan systemen.

För företag som använder mer specialiserade eller äldre ERP-system finns även öppna API:er som möjliggör anpassade kopplingar. Det innebär att ni kan få er IT-avdelning eller en extern partner att bygga en skräddarsydd integration som passar exakt era behov och dataflöden. Detta ger mycket hög flexibilitet och gör att även företag med komplexa system kan dra nytta av automatiserad frakthantering. Dokumentationen är vanligtvis väl strukturerad och innehåller kodexempel som gör utvecklingsarbetet effektivt. Oavsett vilken väg ni väljer är målet detsamma: att skapa ett sömlöst flöde där order automatiskt blir till fraktsedlar utan manuella mellansteg.

Vilka mätbara vinster kan ni förvänta er?

När IT-ansvariga och logistikchefer utvärderar ny teknik handlar det i slutändan om konkreta, mätbara förbättringar som påverkar företagets ekonomi och effektivitet. En integrerad fraktlösning levererar vinster på flera områden som alla går att mäta och följa upp i nyckeltal. Här är de viktigaste fördelarna som ni kan förvänta er att se redan inom de första månaderna efter implementering:

• Drastiskt minskad ”order-to-ship”-tid: Från att en order bekräftas till att paketet är på väg kan tiden kortas från 30-60 minuter till under 5 minuter per order. För 100 ordrar per dag innebär det en tidsbesparing på upp till 90 timmar per vecka.
• Lägre fraktkostnad per order genom samlade volymer: Genom att effektivisera processer med smarta IT-lösningar och med en plattform som Sendify kan företag boka med flera transportörer direkt i ett system och automatiskt välja mest kostnadseffektiva alternativet baserat på destination, vikt och leveranstid.
• Färre felplock och felaktiga adresser: Automatiserad dataöverföring eliminerar risken för manuella inmatningsfel. Studier visar att manuell hantering leder till fel i 2-5% av alla ordrar, vilket innebär kostsamma returer och missnöjda kunder.
• Ökad leveransprecision och transparent spårning: När kunden automatiskt får trackinginformation direkt efter att ordern bokats minskar antalet supportärenden om ”var är mitt paket?” med upp till 40%.
• Möjlighet att jämföra och optimera fraktkostnader: Med centraliserad data kan ni enkelt se vilka transportörer som är mest kostnadseffektiva för olika destinationer och pakettyper, och kontinuerligt optimera era val.

För att illustrera skillnaden konkret kan en enkel jämförelse visa den ekonomiska nyttan:

Aktivitet	Manuell hantering (100 ordrar)	Automatiserad hantering (100 ordrar)
Tidsåtgång per order	15 minuter	2 minuter
Total arbetstid	25 timmar	3,3 timmar
Personalkostnad (300 kr/h)	7 500 kr	1 000 kr
Felfrekvens	3-5 ordrar	0-1 order
Kostnad för returer/ombokning	600-1000 kr	0-200 kr

Bortom de rent ekonomiska besparingarna finns även mjukare värden som är minst lika viktiga för långsiktig framgång. En bättre kundupplevelse med proaktiv spårning och färre leveransproblem leder till högre kundnöjdhet och fler återkommande köp. För personalen innebär automatiseringen en mer hållbar arbetssituation där frustrationen över repetitivt administrativt arbete ersätts med möjlighet att fokusera på mer värdeskapande uppgifter som kundservice, produktutveckling eller strategiskt logistikarbete. När systemet dessutom ger er real-time överblick över alla försändelser kan ni agera proaktivt vid förseningar eller problem, vilket stärker förtroendet hos era kunder ytterligare.

Hur säkras dataflödet och efterlevnad av GDPR?

En av de vanligaste frågorna som IT-ansvariga ställer när ny integrationer ska implementeras handlar om säkerhet och dataskydd. Det är en helt legitim oro, särskilt när personuppgifter ska delas mellan olika system. Låt oss därför vara tydliga med exakt vilken data som delas, hur den skyddas och vem som ansvarar för vad enligt GDPR.

Den data som typiskt delas mellan e-handelsplattformen och fraktplattformen är den information som krävs för att kunna genomföra en leverans: order-ID, produktinformation (namn, artikelnummer, vikt, dimensioner), kundens namn och leveransadress, samt eventuella leveransinstruktioner. Det som inte delas är känslig betalningsinformation som kreditkortsnummer, personnummer eller lösenord. E-handelsplattformen behåller betalningsdatan och skickar endast den transaktionsinformation som bekräftar att ordern är betald. Detta innebär att fraktplattformen aldrig får tillgång till känsliga ekonomiska uppgifter, vilket kraftigt begränsar säkerhetsriskerna.

Enligt GDPR är ansvarsfördelningen tydlig: e-handelsföretaget är personuppgiftsansvarig för kundernas data, medan fraktplattformen agerar som personuppgiftsbiträde. Det innebär att ni som e-handlare har det fulla juridiska ansvaret för att behandlingen sker korrekt, medan fraktplattformen är kontraktsmässigt skyldig att endast behandla datan enligt era instruktioner och skydda den på lämpligt sätt. Ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) reglerar detta förhållande och ska alltid finnas på plats innan integrationen aktiveras. Seriösa fraktplattformar har färdiga PUB-avtal som ni kan granska och signera digitalt. För att garantera säkerheten är det avgörande att förstå hur man skyddar sin IT-startup och väljer partners som tar GDPR på allvar. Detta inkluderar att verifiera var data lagras (helst inom EU/EES), hur länge den sparas och vilka säkerhetsåtgärder som finns på plats.

Själva dataöverföringen sker alltid via krypterade anslutningar (HTTPS/TLS), vilket innebär att data inte kan avlyssnas under transport mellan systemen. Autentisering sker genom säkra API-nycklar som fungerar som digitala lösenord mellan systemen. Dessa nycklar ska hanteras med samma försiktighet som vanliga lösenord: aldrig dela dem öppet, aldrig spara dem i osäkrade dokument och byt dem omedelbart om ni misstänker att de har komprometterats. Moderna fraktplattformar stödjer också IP-vitlistning, vilket innebär att API-anrop endast accepteras från fördefinierade IP-adresser, vilket ger ett extra lager av säkerhet. För företag med höga säkerhetskrav kan även tvåfaktorsautentisering och detaljerad loggning av alla API-anrop aktiveras, så att ni alltid kan spåra exakt vilken data som har accesserats och när.

Starta smart – så rullar ni ut en pilot utan driftstörningar

Att implementera en ny integration i produktionsmiljö kan kännas riskabelt, särskilt om ni har högt orderflöde och inte har råd med driftstopp eller fel. Den smartaste vägen framåt är att starta med en begränsad pilot som låter er testa och lära utan att sätta hela verksamheten på spel. En väl planerad pilotfas ger er konkreta data på vilka fördelar integrationen ger, samtidigt som ni identifierar eventuella justeringar som behövs innan full utrullning.

Här är en beprövad checklista för att genomföra en lyckad pilot:

1. Definiera scopet noggrant: Välj ut ett tydligt avgränsat segment att börja med. Det kan vara en specifik produktkategori, ordrar till en viss marknad (t.ex. endast svenska leveranser i första steget), eller ett begränsat antal ordrar per dag (exempelvis de första 20 ordrarna varje dag). Poängen är att hålla volymen hanterbar så att ni kan följa upp varje order noga.
2. Sätt upp integrationen i testläge: De flesta plattformar erbjuder en sandbox- eller testmiljö där ni kan experimentera utan att påverka riktiga ordrar. Om sådan miljö inte finns, aktivera integrationen men med manuell orderimport istället för automatisk i första steget. Det låter er kontrollera varje order innan den går vidare till fraktbokning.
3. Mät nollpunkten innan start: Dokumentera noggrant hur lång tid det tar att hantera er valda ordermängd manuellt, vad det kostar i personaltid, hur många fel som uppstår och hur lång genomsnittlig order-to-ship-tid ni har. Dessa siffror är era baslinjer som ni sedan jämför pilotresultaten mot.
4. Kör piloten under en avgränsad period: Två till fyra veckor är vanligtvis tillräckligt för att se tydliga mönster och fånga upp både vardagliga flöden och eventuella toppar. Följ upp samma KPI:er dagligen: tidsåtgång, kostnader, fel och kundnöjdhet. Ha dagliga korta avstämningsmöten med teamet som hanterar ordrarna för att fånga upp problem och förbättringsmöjligheter direkt.
5. Utvärdera och planera fullskalig utrullning: När pilotperioden är över, sammanställ resultaten i en kortfattad rapport som visar skillnaden mellan före och efter. Identifiera vad som fungerade bra och vad som behöver justeras. Skapa en konkret plan för hur ni rullar ut integrationen till hela orderflödet, inklusive en kommunikationsplan till teamet och en backup-plan om något skulle gå fel.

Genom att ta det här stegvisa angreppssättet minimerar ni riskerna och bygger upp intern kompetens och förtroende för det nya systemet. Personalen får tid att vänja sig vid de nya arbetssätten, och ni får möjlighet att finjustera inställningarna baserat på verkliga erfarenheter innan ni skalar upp. Dessutom blir det mycket enklare att få organisationens stöd för full utrullning när ni kan visa konkreta resultat från piloten. Många företag som tar denna väg ser så tydliga förbättringar redan under pilotfasen att beslutet att gå vidare blir självklart.

Bygg en framtidssäker och skalbar logistik redan idag

En integrerad techstack är inte längre något som bara de största e-handelsaktörerna har råd med eller behöver. För svenska små och medelstora företag som vill växa är det en grundförutsättning för att kunna skala effektivt utan att personalstyrkan behöver växa i samma takt. När era system pratar med varandra automatiskt frigörs tid, energi och resurser som kan investeras i produktutveckling, marknadsföring och kundvård istället för i monoton administration. Den tekniska utvecklingen har gjort det både enklare och billigare att implementera dessa lösningar än någonsin tidigare, och kostnaderna för att inte automatisera – i form av förlorad tid, högre felfrekvens och missnöjda kunder – blir allt tydligare.

Sammanfattningsvis ger en välintegrerad fraktlösning tre kärnfördelar som direkt påverkar er konkurrensskraft: automatiserad effektivitet som frigör personalens tid från rutinarbete, sänkta kostnader genom optimerade fraktval och eliminerade fel, samt en överlägsen kundupplevelse med snabb, transparent och tillförlitlig leverans. Ta första steget genom att kartlägga er nuvarande techstack, identifiera var flaskhalsarna finns och räkna på vad manuell hantering faktiskt kostar er per månad. Undersök möjligheterna att köra en begränsad pilot där ni kan mäta skillnaden konkret. Framtidens e-handel kräver smarta, sammankopplade system – och den framtiden kan ni börja bygga idag.